TEMS помогает в управлении задачами и мероприятиями разного масштаба
Команда с большим количеством проектов
Подходит для event-агентств, технических дирекций, продюсерских групп, площадок, организаторов фестивалей, выставок, форумов, концертов, городских и корпоративных событий
Организация компактных мероприятий
TEMS помогает упорядочить задачи, CRM, роли для небольших мероприятий: выставок, конференций, презентаций, корпоративов
Организация сложных многодневных проектов
Удобство для проектов с большим количеством площадок, ролей, подрядчиков, смен и финансовых статей, например городских фестивалей масштаба «Театрального бульвара»
Единая цифровая платформа
Система связывает в одном рабочем контуре требования заказчика, технические задачи, сметы, бюджеты, документы, персонал, смены, оплаты, операционные задачи и итоговую отчётность
Платформа TEMS подойдёт вам, если у вас
Описание и требования заказчика находятся в переписках, презентациях или документах
Смета ведётся в одной или нескольких таблицах
Бюджет и фактические расходы контролируются отдельно
Задачи распределяются в мессенджерах, таблицах или таск-трекерах
Документы находятся в папках, почте и локальных хранилищах
Графики сотрудников формируются вручную
Расчёт отработанных часов и выплат требует отдельных сверок
Итоговый отчёт собирается вручную из множества источников
Делаем операционную работу легче и прозрачнее
Адаптация платформы под процессы проекта
Управление документами, файлами и данными
Автоматическое формирование отчёта в PPTX
Управление мероприятием как проектом
Трансформация карточки мероприятия в паспорт проекта
CRM-система для event- и проектной деятельности
Управление ролями и ответственными
Постановка задач и формирование чек-листов
Актуальная информация хранится в одном месте, у каждого сотрудника есть быстрый доступ к нужному файлу
Презентационный отчёт в формате PPTX формируется автоматически на основе данных, которые были ранее добавлены в сервис
Мероприятие проходит через этапы продаж, переговоров, согласований, подготовки, реализации, закрытия документов, финансовых расчётов и постанализа
Единое пространство с доступом к ключевой информации —пользователь в одном окне видит состояние проекта
Прозрачная отчетность и хранение информации по мероприятиям и отношениям с заказчиками, участниками, подрядчиками и командой
TEMS позволяет задавать роли участников проекта и определять права доступа к данным и действиям
Задачи формируются из ручных действий команды и структурных элементов проекта: технического задания, сметы, бюджета, документов, договоров, оплат или календарных этапов
Сквозная финансово-операционная модель
Ведение сметы, учёт бюджета, контроль финансовых обязательств, операций и статусов в удобном формате
Документооборот как часть event-проекта
Управление персоналом и графиком смен
Планирование смен
Учёт часов и автоматизация расчётов
Объединение документов, бюджетов и задач позволяет выстроить прозрачную цепочку:
статья бюджета → задача/чек-лист → документ → согласование → оплата → выполнение работ → закрывающий документ → отчёт
В TEMS можно спланировать потребность в сотрудниках и сформировать расчёт оплаты за фактически отработанные смены
В платформе легко и удобно формировать графики работы по проекту, площадке, зоне или функции, распределять персонал по датам и обязанностям, оповещать сотрудников об изменениях в одно нажатие
Фиксация отработанных часов и автоматическое формирование заработной платы на основе длительности смен, ставок, переработок и дополнительных факторов
Управление документами, файлами и данными
TEMS объединяет эти процессы в единую систему. Любая информация о проекте становится связанной: требования могут запускать задачи, задачи могут быть привязаны к статьям бюджета, документы — к конкретным работам и контрагентам, смены — к персоналу и последующему расчёту оплаты, а фактические данные по проекту — использоваться для автоматического формирования отчётности.
Таким образом, TEMS является не просто системой постановки задач и не только календарём мероприятий. Это операционная платформа и CRM для управления жизненным циклом проекта: от первого обращения заказчика до финансового закрытия, формирования отчёта и сохранения базы знаний.
Таким образом, TEMS является не просто системой постановки задач и не только календарём мероприятий. Это операционная платформа и CRM для управления жизненным циклом проекта: от первого обращения заказчика до финансового закрытия, формирования отчёта и сохранения базы знаний.
Автоматическое формирование отчёта в PPTX
Одна из ключевых функций TEMS — автоматическое формирование презентационного отчёта в формате PPTX, соответствующем принятым в event-индустрии форматам отчётности.
Система использует уже внесённые в TEMS данные. Благодаря этому отчёт перестаёт быть отдельной ручной работой, требующей сбора сведений из десятков источников.
Целевой эффект сервиса — сокращение подготовки отчётности с нескольких месяцев до примерно 30 минут. Пользователь формирует отчёт на базе фактических данных проекта, проверяет структуру и визуальное наполнение, после чего получает готовый PPTX-файл для заказчика, руководства или внутреннего архива.
Это особенно важно для крупных проектов, где подготовка итогового отчёта традиционно требует значительного ручного труда продюсеров, координаторов, финансовых специалистов и дизайнеров.
Система использует уже внесённые в TEMS данные. Благодаря этому отчёт перестаёт быть отдельной ручной работой, требующей сбора сведений из десятков источников.
Целевой эффект сервиса — сокращение подготовки отчётности с нескольких месяцев до примерно 30 минут. Пользователь формирует отчёт на базе фактических данных проекта, проверяет структуру и визуальное наполнение, после чего получает готовый PPTX-файл для заказчика, руководства или внутреннего архива.
Это особенно важно для крупных проектов, где подготовка итогового отчёта традиционно требует значительного ручного труда продюсеров, координаторов, финансовых специалистов и дизайнеров.
Управление мероприятием как проектом
В рамках развития TEMS понятие «мероприятие» трансформируется в более широкую сущность — «Проект».
Такой подход отражает реальную специфику event-деятельности: мероприятие не существует только в день проведения. Оно проходит через этапы продаж, переговоров, согласований, подготовки, закупок, производства, реализации, закрытия документов, финансовых расчётов и постанализа.
Проект в TEMS может включать как одно мероприятие, так и комплекс связанных событий: серию выступлений, фестивальную программу, несколько площадок, гастрольный цикл, рекламную кампанию, выставочный сезон или многодневный городской проект.
Такой подход отражает реальную специфику event-деятельности: мероприятие не существует только в день проведения. Оно проходит через этапы продаж, переговоров, согласований, подготовки, закупок, производства, реализации, закрытия документов, финансовых расчётов и постанализа.
Проект в TEMS может включать как одно мероприятие, так и комплекс связанных событий: серию выступлений, фестивальную программу, несколько площадок, гастрольный цикл, рекламную кампанию, выставочный сезон или многодневный городской проект.
Трансформация карточки мероприятия в паспорт проекта
Ключевым направлением развития TEMS является трансформация карточки мероприятия в полноценный паспорт проекта — центральное рабочее пространство для команды.
Паспорт проекта заменяет модель, в которой сведения были разнесены по фиксированной карточке мероприятия, вкладкам и отдельным сущностям. Вместо этого пользователь получает единое пространство, где ключевая информация доступна без постоянного переключения между разделами.
Паспорт проекта строится по принципу одной рабочей страницы:
Паспорт проекта заменяет модель, в которой сведения были разнесены по фиксированной карточке мероприятия, вкладкам и отдельным сущностям. Вместо этого пользователь получает единое пространство, где ключевая информация доступна без постоянного переключения между разделами.
Паспорт проекта строится по принципу одной рабочей страницы:
- слева располагаются основные сведения и ключевые параметры проекта;
- в центральной рабочей зоне отображаются задачи, бюджетные данные, коммуникации, статусы и связанные процессы;
- справа может быть размещена лента новых документов, уведомлений, изменений, платежей или событий проекта;
- более детальная работа с крупными сущностями — например, полной сметой, реестром документов, календарём или базой знаний — выносится на отдельные специализированные страницы;
- базовый контекст проекта при этом сохраняется для пользователя и не требует повторного поиска.
CRM-система для event- и проектной деятельности
TEMS развивается в полноценную CRM-систему для event- и проектной деятельности. В центре CRM находится не только мероприятие, но и отношения с заказчиками, участниками, подрядчиками и командой.
CRM-контур позволяет вести:
CRM-контур позволяет вести:
- клиентов и заказчиков;
- контактных лиц и их роли;
- историю взаимодействия;
- входящие запросы и брифы;
- коммерческие предложения;
- проекты на разных стадиях;
- договорные и финансовые обязательства;
- подрядчиков, исполнителей и поставщиков;
- участников и партнёров проекта;
- связанные документы, задачи и платежи;
- историю изменений и коммуникаций.
Управление ролями и ответственными
Отдельное значение имеет развитие ролевой модели. Проекты в event-сфере обычно включают множество участников: продюсеров, координаторов, технических директоров, режиссёров, бухгалтеров, менеджеров по работе с клиентами, сотрудников площадки, подрядчиков и временный персонал.
TEMS позволяет задавать роли участников проекта и определять права доступа к данным и действиям. Это помогает разграничивать ответственность и защищать чувствительную информацию.
Например:
TEMS позволяет задавать роли участников проекта и определять права доступа к данным и действиям. Это помогает разграничивать ответственность и защищать чувствительную информацию.
Например:
- руководитель проекта видит полную картину, бюджет, документы, задачи и статусы;
- менеджер по работе с заказчиком работает с CRM, брифом, предложениями и коммуникациями;
- технический специалист получает доступ к техническим задачам, ТЗ, чек-листам и связанным документам;
- финансовый специалист ведёт смету, платежи, договоры и фактические расходы;
- координатор персонала планирует смены и контролирует отработанные часы;
- исполнитель видит только назначенные ему задачи, смены и рабочие материалы;
- заказчик при необходимости получает ограниченный доступ к согласованной части проекта, документам или отчётам.
Сквозная финансово-операционная модель
TEMS связывает финансовое планирование с реальной операционной деятельностью. Смета и бюджет перестают быть отдельными таблицами, не связанными с тем, что фактически делает команда.
В системе можно:
Например, статья «Техническое обеспечение сцены» может быть связана с задачами по подбору подрядчика, согласованию спецификации, подготовке договора, оплате счета, доставке оборудования, монтажу, проверке и демонтажу.
В системе можно:
- создавать и структурировать смету проекта;
- вести доходные и расходные статьи;
- фиксировать плановые суммы;
- учитывать согласованные бюджеты;
- отслеживать фактические расходы;
- контролировать оплаты и обязательства;
- сопоставлять затраты с подрядчиками, договорами и документами;
- анализировать отклонения от бюджета;
- видеть финансовый статус проекта в реальном времени.
Например, статья «Техническое обеспечение сцены» может быть связана с задачами по подбору подрядчика, согласованию спецификации, подготовке договора, оплате счета, доставке оборудования, монтажу, проверке и демонтажу.
Постановка задач и формирование чек-листов
Задачи в TEMS формируются как из ручных действий команды, так и из структурных элементов проекта: технического задания, сметы, бюджета, документов, договоров, оплат или календарных этапов.
Это позволяет переводить проект из состояния «информация хранится» в состояние «информация запускает работу».
Система поддерживает:
Например, после появления согласованной сметной позиции система может помочь создать последовательность задач: запросить КП, выбрать поставщика, подготовить договор, получить счет, провести оплату, проконтролировать поставку и закрыть документы.
Это позволяет переводить проект из состояния «информация хранится» в состояние «информация запускает работу».
Система поддерживает:
- создание задач вручную;
- создание задач из разделов бюджета и сметы;
- создание чек-листов для повторяющихся процессов;
- назначение исполнителей и ответственных;
- установку сроков, приоритетов и статусов;
- контроль зависимостей между задачами;
- привязку задач к проекту, документу, статье бюджета, подрядчику или смене;
- уведомления об изменениях и просрочках;
- фиксацию результата и истории выполнения;
- работу с задачами в веб- и мобильной версиях.
Например, после появления согласованной сметной позиции система может помочь создать последовательность задач: запросить КП, выбрать поставщика, подготовить договор, получить счет, провести оплату, проконтролировать поставку и закрыть документы.
Документооборот как часть event-проекта
Документооборот становится частью паспорта проекта, а не отдельным изолированным инструментом. Все документы далее обрабатываются в разрезе конкретного проекта, его участников, бюджета, задач и платежей.
Документ может быть привязан к конкретной статье бюджета, контрагенту, задаче, этапу проекта или платежу. Это упрощает поиск и позволяет быстро восстановить логику принятого решения: почему возникла статья расходов, какой документ её подтверждает, кто согласовал оплату и какие работы были выполнены.
Объединение документов, бюджетов и задач позволяет выстроить прозрачную цепочку: статья бюджета → задача/чек-лист → документ → согласование → оплата → выполнение работ → закрывающий документ → отчёт.
Документ может быть привязан к конкретной статье бюджета, контрагенту, задаче, этапу проекта или платежу. Это упрощает поиск и позволяет быстро восстановить логику принятого решения: почему возникла статья расходов, какой документ её подтверждает, кто согласовал оплату и какие работы были выполнены.
Объединение документов, бюджетов и задач позволяет выстроить прозрачную цепочку: статья бюджета → задача/чек-лист → документ → согласование → оплата → выполнение работ → закрывающий документ → отчёт.
Управление персоналом и графиком смен
TEMS поддерживает управление персоналом мероприятия — от планирования потребности в людях до расчёта оплаты за фактически отработанное время.
Для event-проектов это особенно важно, поскольку команда может состоять из постоянных сотрудников, временного персонала, координаторов, технических специалистов, волонтёров, подрядчиков и сотрудников площадки. На крупных событиях количество смен и участников может измеряться сотнями или тысячами.
Для event-проектов это особенно важно, поскольку команда может состоять из постоянных сотрудников, временного персонала, координаторов, технических специалистов, волонтёров, подрядчиков и сотрудников площадки. На крупных событиях количество смен и участников может измеряться сотнями или тысячами.
Планирование смен
Модуль «График смен» позволяет:
- формировать графики работы по проекту, площадке, зоне или функции;
- создавать смены с указанием даты, времени, продолжительности и необходимого количества сотрудников;
- назначать сотрудников на смены;
- контролировать пересечения и перегрузку персонала;
- учитывать роли, квалификации и допуски;
- видеть незакрытые смены;
- оперативно перераспределять персонал при изменении планов;
- использовать данные в веб- и мобильном интерфейсе;
- уведомлять сотрудников об изменениях в расписании.
Учёт часов и автоматизация расчётов
После завершения смен TEMS позволяет фиксировать фактически отработанное время. На этой основе система автоматизирует расчёт заработной платы или вознаграждения.
Расчёт может учитывать:
Расчёт может учитывать:
- плановую и фактическую продолжительность смены;
- почасовую ставку;
- ставку за смену;
- ночные часы;
- переработки;
- доплаты;
- штрафы или корректировки;
- разные тарифы для разных ролей и проектов;
- подтверждение отработанного времени ответственным лицом.
Опыт и кейсы
Мы использовали TEMS для ведения проекта «Театральный бульвар»
Проекты, для которых мы использовали единую цифровую платформу TEMS
Формировали смены для сотрудников с разной загрузкой и графиком работы, работали с CRM и собирали отчёты — платформа сократила трудовые затраты команды на 65%
Создали помощника в организации событий любой сложности
Единое пространство для управления всей цепочкой создания ценности — от лида и первого брифа до реализации, финансового закрытия и передачи заказчику готового отчёта
Проверили на основе собственных проектов
Мы решили создать сервис, который будет актуален командам event-сферы — с разносторонними задачами, мероприятиями и сотрудниками
С кем мы работали
ИП Шевцов Иван Алексеевич
ИНН: 502724321687
ОГРНИП: 321508100616225
ИНН: 502724321687
ОГРНИП: 321508100616225
Оцените возможности сервиса на своем проекте
Оставьте свои контактные данные, мы свяжемся с вами в течение рабочего дня для уточнения деталей
Остались вопросы?
Оставьте свои контактные данные, мы свяжемся с вами в течение рабочего дня для уточнения деталей